Política KYC / AML / PLD

1. Introducción

Las siglas corresponden a tres frentes complementarios de la misma tarea: conocer al cliente (Know Your Customer, KYC), prevenir el lavado de activos (Anti-Money Laundering, AML, llamado PLD en la normativa colombiana de prevención de lavado de dinero) y combatir la financiación del terrorismo (CFT/CTF). Los procedimientos de verificación tienen tres objetivos concretos: confirmar que cada cuenta pertenece a una persona real y identificable, impedir que la plataforma sirva para dar apariencia legal a recursos de origen ilícito, y proteger a los propios usuarios frente al robo de identidad y el fraude.

2. Qué es KYC

KYC es el proceso de identificación del cliente: la plataforma recopila y verifica los datos básicos de cada usuario y comprueba que sean ciertos y actuales. En la práctica se traduce en pedir nombre completo, fecha de nacimiento, país de residencia y un documento de identidad vigente, y cotejar que la información coincida con el documento y con las listas de control aplicables.

La verificación no termina con el registro: los datos se actualizan cuando caduca el documento, cuando cambia la dirección o cuando la actividad de la cuenta hace necesario confirmar de nuevo la información. Así la plataforma mantiene una base de clientes identificables en todo momento.

3. Qué es AML / PLD

El lavado de activos consiste en hacer pasar recursos de origen ilícito por operaciones legítimas. La política AML/PLD de la plataforma busca cerrar ese camino mediante tres herramientas: la evaluación de riesgo de cada cliente y de cada operación, el monitoreo permanente de la actividad en busca de patrones sospechosos y, cuando corresponde, el reporte de las operaciones inusuales a la autoridad competente.

Esto significa que algunas operaciones legítimas pueden generar preguntas adicionales: un depósito de monto inusual, una secuencia rápida de retiros o datos incoherentes activan una revisión que suele resolverse con documentación de soporte. No es una acusación: es el procedimiento que la normativa exige y que protege a todos los usuarios.

4. Por qué se requiere la verificación de identidad

La verificación cumple cuatro funciones. Primero, prevenir el fraude: una cuenta verificada es más difícil de suplantar. Segundo, proteger las cuentas: si alguien intenta tomar el control de la suya, la verificación previa permite distinguir al verdadero titular. Tercero, cumplir los requisitos aplicables en Colombia para servicios relacionados con activos digitales. Cuarto, reducir el riesgo financiero general de la plataforma, lo que redunda en un entorno más seguro para operar.

5. Documentos necesarios

Para confirmar su identidad se acepta la cédula de ciudadanía vigente (física o digital), la contraseña vigente o el pasaporte vigente. El documento debe aparecer completo, con las cuatro esquinas visibles, sin reflejos y en color. Para confirmar su dirección se acepta un recibo público de servicios (luz, agua, gas, internet o telefonía) de los últimos tres meses a su nombre, o un certificado de residencia.

En algunos casos se solicita además una prueba de vida: una foto breve (selfie) sosteniendo el documento o un video corto girando la cabeza, para confirmar que la persona del documento es quien abre la cuenta. No solicitamos documentos que no estén en esta lista ni información bancaria completa por canales informales: toda la documentación se carga únicamente dentro de la plataforma o por los canales oficiales de soporte.

6. Proceso de verificación

El proceso tiene cinco pasos. Uno: usted diligencia el formulario de registro con sus datos básicos. Dos: dentro de la plataforma carga las imágenes de su documento y, si aplica, la prueba de vida. Tres: el sistema ejecuta una verificación automática que coteja los datos, la vigencia del documento y las listas de control. Cuatro: si la verificación automática no es concluyente, un analista revisa manualmente el caso y puede pedirle un documento adicional. Cinco: usted recibe la confirmación del resultado por correo, normalmente en el mismo día hábil.

Su gerente personal lo acompaña en los pasos dos y tres para que las imágenes salgan bien a la primera: es la causa más común de demora y la más fácil de evitar.

7. Verificación reforzada (EDD)

Algunos perfiles requieren una debida diligencia reforzada (Enhanced Due Diligence): usuarios con vínculos en jurisdicciones de mayor riesgo, operaciones de monto elevado, estructuras complejas de propiedad o actividad que no corresponde con el perfil declarado. En esos casos se pueden solicitar documentos adicionales: origen de los fondos (declaración de renta, contrato de trabajo, venta de un bien, por ejemplo) o explicación de la relación con terceras personas involucradas en pagos.

La verificación reforzada no limita sus derechos como usuario; solo amplía la documentación y puede extender el plazo de revisión. Toda la información se trata con la misma confidencialidad descrita en nuestra política de privacidad.

8. Plazos de verificación

La verificación automática tarda minutos. El resultado completo de una verificación estándar suele enviarse dentro del mismo día hábil, y en la mayoría de los casos en menos de una hora. Los casos que requieren revisión manual pueden tardar hasta dos días hábiles, y los de verificación reforzada hasta cinco, dependiendo de la complejidad y de la rapidez con que usted entregue los documentos adicionales.

El plazo no es un trámite arbitrario: depende de la calidad de las imágenes que usted cargue, de la claridad de los datos y de la necesidad de consultar fuentes externas. Si una verificación lleva más de dos días hábiles sin novedades, escríbanos a [email protected] y le diremos en qué punto está.

9. Causales de rechazo o suspensión

Una verificación puede ser rechazada o suspendida cuando el documento está vencido, es ilegible, aparece alterado o no coincide con los datos del registro; cuando la prueba de vida no corresponde con la foto del documento; cuando el nombre figura en listas de sanciones o restricciones aplicables; cuando el usuario no entrega la información o documentación solicitada dentro del plazo razonable; o cuando existen indicios razonables de identidad suplantada o de declaración falsa.

En la mayoría de estos casos hay una segunda oportunidad: puede corregir la imagen, actualizar el documento o aclarar la información y volver a enviar. El rechazo definitivo se comunica con su causa general, y las funciones sensibles de la cuenta permanecen bloqueadas mientras el caso esté abierto.

10. Monitoreo de transacciones

La plataforma monitorea de forma continua los depósitos, retiros y operaciones de cada cuenta frente a patrones de riesgo: montos inusuales para el perfil, frecuencia atípica, saltos entre instrumentos sin relación aparente, uso de múltiples medios de pago o vínculos con terceros señalados. Cuando un patrón llama la atención, se abre una revisión interna que puede implicar pedirle soporte de la operación.

Según el resultado, la plataforma puede limitar temporalmente funciones específicas (por ejemplo, pausar retiros mientras se revisa un depósito) hasta aclarar el caso. Estas medidas son preventivas, se aplican con criterio de proporcionalidad y se comunican siempre al usuario afectado por los canales oficiales.

11. Responsabilidad del usuario

Usted se compromete a suministrar datos verdaderos, completos, vigentes y de su propia titularidad, y a mantenerlos actualizados. Presentar información falsa, usar identidad de terceros, fraccionar montos para evadir controles o mover recursos de terceros por su cuenta son incumplimientos graves que habilitan el cierre de la cuenta y, cuando corresponde, el reporte a las autoridades competentes.

Recuerde también que las claves de su cuenta son personales: compartirlas anula las protecciones de seguridad y puede dejarlo sin cobertura frente a operaciones no reconocidas. Ningún empleado de la plataforma necesita su contraseña ni sus códigos de verificación, jamás.

12. Almacenamiento y protección de los datos

La información recolectada para KYC/AML se almacena cifrada, con acceso restringido al personal autorizado que la necesita para sus funciones, y se conserva únicamente durante el tiempo exigido por la normativa aplicable y por las necesidades de auditoría. El tratamiento completo de sus datos personales, incluidas las bases legales y los plazos por categoría, está descrito en la política de privacidad, que forma parte inseparable de esta política.

13. Transferencia de datos

Para ejecutar la verificación, la plataforma comparte la información estrictamente necesaria con proveedores de servicios de verificación de identidad, proveedores tecnológicos que operan la infraestructura, empresas afiliadas del mismo grupo cuando participan en la prestación del servicio y, cuando existe un requerimiento legal o regulatorio válido, con las autoridades competentes. Cada receptor actúa bajo compromisos de confidencialidad y de seguridad, y nada de esta transferencia autoriza usos comerciales ajenos al servicio.

14. Cumplimiento normativo

Esta política se rige por el marco colombiano aplicable a la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo, por el régimen de protección de datos personales y por los requisitos de debida diligencia del cliente exigibles a los servicios relacionados con activos digitales en Colombia. La plataforma mantiene procedimientos de actualización periódica frente a cambios normativos y adapta sus controles cuando el regulador correspondiente los modifica.

15. Contacto y soporte

Para preguntas sobre esta política, sobre el estado de su verificación o sobre documentos solicitados, escriba a [email protected] dentro del horario de atención, Lunes a viernes, 9:00 a.m. a 6:00 p.m. (hora de Colombia, UTC-5). Si su consulta es sobre una operación puntual, incluya en el correo la fecha y el modo de la operación para agilizar la revisión.